Meer overzicht, minder stress
Een overvolle mailbox kan behoorlijk onrustig aanvoelen. Je opent je e-mail en ziet in één oogopslag tientallen berichten: reclame van winkels, nieuwsbrieven waar je je ooit voor hebt aangemeld, berichtjes van vrienden of familie, meldingen van je bank… Voor je het weet zie je door de bomen het bos niet meer. Gelukkig hoeft het allemaal niet zo chaotisch te blijven. Met een paar eenvoudige gewoontes kun je het overzicht terugbrengen en weer grip krijgen op je digitale postvak.
1. Breng structuur aan met mapjes
Een veelgemaakte fout is dat alle e-mails in het Postvak IN blijven staan, ook nadat je ze gelezen hebt. Daardoor stapelt alles zich op, en raak je het overzicht snel kwijt. Het is slimmer om je e-mail te verdelen over mapjes, zodat je soort bij soort houdt. Denk bijvoorbeeld aan een map voor persoonlijke berichten van familie of vrienden, eentje voor je facturen, een map voor zaken rondom je zorgverzekering of de overheid, en eventueel een aparte plek voor nieuwsbrieven. Zodra je een bericht gelezen hebt, kun je het meteen in de juiste map zetten. Dat houdt je inbox rustig en overzichtelijk.
In Gmail worden deze mapjes overigens ‘Labels’ genoemd, terwijl ze in Outlook gewoon ‘Mappen’ of ‘Categorieën’ heten.
2. Kies vaste momenten op de dag om je mail te checken
Het is verleidelijk om steeds even tussendoor je mail te openen. Even snel kijken of er iets binnen is gekomen, even snel iets beantwoorden… voor je het weet ben je tien keer per dag afgeleid. Het werkt rustiger als je jezelf aanleert om je e-mail op vaste momenten te bekijken, bijvoorbeeld ’s ochtends na de koffie of aan het einde van de middag. Dan bepaal jij het moment, in plaats van dat je mailbox jouw dagritme bepaalt.
3. Wees kritisch op nieuwsbrieven
Veel mensen krijgen wekelijks tientallen nieuwsbrieven binnen die ze eigenlijk nooit openen. En toch blijven die berichten zich opstapelen. Gelukkig kun je je met een paar klikken uitschrijven. In bijna elke nieuwsbrief staat onderaan een linkje waarmee je je kunt afmelden. Zodra je dat hebt gedaan, komt die afzender voortaan niet meer terug in je inbox. En mocht je later spijt krijgen, dan kun je je altijd opnieuw aanmelden. Zo houd je zelf de regie over wat er binnenkomt.
4. Gebruik de zoekfunctie om snel iets terug te vinden
Soms weet je zeker dat je een mailtje hebt gehad over een afspraak, een betaling of een leuk uitje, maar kun je het nergens terugvinden. In plaats van eindeloos scrollen, kun je beter de zoekfunctie gebruiken die elk e-mailprogramma heeft. Door een paar trefwoorden in te typen, zoals ‘factuur KPN’, ‘afspraak tandarts’ of ‘Anna vakantie’, vind je het bericht vaak binnen een paar seconden terug. In programma’s zoals Gmail en Outlook kun je zelfs filteren op datum of afzender, wat het zoeken nog sneller maakt.
5. Zet e-mailmeldingen op je telefoon of tablet uit
Elke ping of trilling van je telefoon bij een nieuw mailtje trekt je aandacht, zelfs als het nergens over gaat. En meestal is het ook niet dringend. Door de meldingen uit te zetten, bepaal je zelf wanneer je je mail leest — in plaats van dat je telefoon dat voor je beslist. In de instellingen van je e-mailapp kun je eenvoudig aangeven dat je alleen meldingen wilt bij belangrijke berichten, of zelfs helemaal geen meldingen meer. Zo blijft je dag een stuk rustiger.
Tot slot: je hoeft niet alles tegelijk te veranderen
Het doel is niet om een perfecte e-mailmanager te worden. Begin gewoon met één van de bovenstaande tips. Misschien kies je ervoor om vandaag alleen wat nieuwsbrieven op te ruimen, of om een paar mappen aan te maken. Kleine stappen kunnen al veel rust geven. En lukt iets niet of blijft het onduidelijk? Dan staat DigitaalPlus voor je klaar om je verder te helpen.
